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Infor 费用管理解决方案
作者:xm亊业部经理 高级咨询顾问 孙振军 发布:2014年7月4日 浏览次数: 2771
了解所有的费用支出
    与员工相关的费用占到公司总支出很大的比例。在经济形势变幻莫测的今天,那些无法跟踪、分析和控制企业费用支出的公司会失去控制成本的重要机会。例如,这些支出可能来自不必要的差旅、未经批准的采购、未使用的折扣和回扣、费用报告错误及应收未收的客户费用。其他隐蔽成本可能包括花在与费用和支付会计活动以及公然欺诈有关的管理任务上的时间和精力。那些能够控制由员工产生的支出并自动化相关费用管理流程的企业能够使利润有显著的增加。
选择专家
    Infor 费用管理解决方案不仅仅是一个端到端的差旅费用管理解决方案。 员工能够用它来计划商业旅行;申请和批准支付请求;记录项目和成本中心计费时间;以及计算带薪假期和加班时间。这些集成的应用共用一个直观的界面,使它们易于学习、使用和维护。通过费用管理解决方案可以对员工产生的费用进行全面控制。使用来自Infor的费用管理软件,即使最复杂的跨国组织也能实现费用相关业务流程的自动化并执行相关政策,减少相关管理成本以及偶然出错和有意欺诈发生的机会。使用该解决方案,您就能立即对政策和流程进行全球更新,以支持连续的改进,同时管理本地政策和法律要求。公司还可使用该解决方案收集相关信息,进行分析和比较,并找出费用模式以便和供应商讨价还价。
适应业务需求
    Infor 费用管理包括以下四个核心模块:Infor 差旅计划、Infor费用报告、 Infor支付申请,和Infor时间表。
    每个模块都具有实时政策通知功能,提醒员工输入错误并允许他们提供解释或在提交计划或费用前进行更正;用于提醒审批者获得必要的批准然后触发事件(如发出机票或报销费用)的可配置工作流;以及商业智能工具用于分析解决方案的数据库并寻找将支出转变为节省的机会。
    这些应用可以在您工作的任何地方运行,包括:办公室、出差路上,或者全球任意地点。它们支持多种语言和货币,兼容所有国际日期和货币格式,并允许您运用针对独立部门或区域网点的规则和政策。
    Infor费用管理还支持具体国家的出差津贴费率、本地征税要求、以及可变 VAT 税率和里程费率。
费用报告——能见度和控制
    Infor基于 Web的自动化系统替代了书面往来,帮助您显著减少创建、批准和处理费用报告的麻烦、时间和成本。使用 Infor费用报告,您还能获得遵守会计标准所需的能见度和控制。
    使用 Infor 的离线客户端,出差者可随时随地创建和管理费用报告,例如在办公室、机场甚至出租车中。员工可使用应用程序的预填充下拉菜单简化数据输入,从而节省时间和消除由手动输入数据引起的潜在错误Infor费用报告接受信用卡信息并用它们来填充费用报告上的详细酒店信息(地点、客房价格以及课税、电话费等)、以及机票数据(票号、启程日期以及目的地、机场等)和汽车租赁信息(地点、租赁协议号、取车日期等),进一步简化了数据输入过程。
    在收到电子邮件提醒后,审批者可打开费用报告和任何附带支持文件(收据、差旅计划等)而无需登录应用程序。因为该系统与后端财务系统集成。所以一旦您批准了费用报告就无需再进行数据输入。因为政策检查已提前完成,报销过程所需的时间也比过去减少了。
    Infor 还提供数字收据归档功能——收集、扫描和以数字方式存储费用报告收据,以供将来检索。当用户通过传真机或数字复印机、电子邮件生成设备提交收据时,收据图像就会链接到费用报告。
    与最佳业务实践相结合,数字收据归档功能可让公司减少处理费用报告所需的时间、任务量和人员;消除邮费、邮寄和纸张存储成本;简化审计过程以及及时给员工报销。
差旅计划——支出前批准
    许多公司都在竭力控制其差旅和娱乐支出。控制不必要的或不必那么昂贵的差旅是一件特别困难的事。
    Infor差旅计划 可让您在费用发生前执行您的公司差旅政策。在员工创建其差旅计划时,系统就会检查其是否符合公司政策并要求员工提交其差旅计划以报批,这为防止不必要的支出多提供了一层保障。
    另外,差旅计划还与Infor费用报告无缝协作,允许您将差旅计划附到费用报告并比较计划费用与实际费用。该信息可帮助管理人员做出更佳的批复并添加丰富的分析功能,以改进将来的预算计划。
支付申请——快速收到回复
    在今天快节奏的商业环境中,员工有时必须绕过公司冗长的采购申请和订购流程而立即采购商品和服务。因此这些申请常常未被跟踪,导致员工支出数据的不完整。
    Infor费用管理支付申请可以帮助公司解决这个问题。
    支付申请减少了关于应付账款(AP)的工作量,帮助您的组织实现巨大的成本节省。该解决方案可消除重复数据输入和自动化确认过程,确保申请是准确的、完善的并以正确的成本中心或项目代号被计费。支付申请虽然是为非财务员工而设计的,但 AP 或采购人员也可用它来为其他员工输入信息。
时间管理——简化会计任务
    在许多公司,准确的带薪或每小时员工时间对及时的客户计费和工资计算是至关重要的。但是,这个简单的功能通常是手工的,耗时且易于出错。
    Infor 费用管理时间表可简化这个过程,让员工准确地报告项目小时数以及一般工作及缺席小时数,与传统的基于纸张的方法相比,这可以节省许多时间。时间表通过加快处理速度和减少由于错误引起的纠纷,允许公司显著提高客户计费效率和减少应收账款天数,从而直接贡献利润。
    时间表是一种非常有用的项目管理工具,可帮助您跟踪项目资源和盈利能力,并准确地分摊成本。该应用会收集员工数据并能提供对使用和项目摘要的即时访问。
移动设备支持
    使用 Infor费用管理的移动设备支持选项,用户能够随时随地在其移动设备上创建费用报告。经理还能通过其移动设备审批报告。这不仅可以节省时间,还使经理能够和其员工一样移动办公,从而最大限度提高绩效和响应速度。
灵活的交付选项
    Infor 提供了无可比拟的软件开发选项范围,所以您能以最适合您的方式发挥 Infor费用管理的作用。您能利用托管版本的优势,让我们来负责应用管理,也可完全购买应用许可。
快速看到改进结果
    无论是选择购买产品、许可还是使用我们的托管服务,Infor费用管理用户通常可在 9-12 个月内收回其软件投资。
    它们收获的好处包括:
    • 加强员工对开支政策的遵守
    • 通过有效的供应商谈判和回扣使用来增加节省
    • 减少不必要的差旅和采购
    • 减少处理文件需要的人员
    • 减少经理花在报告批准上的时间
    • 提高客户计费时间和员工计薪时间的准确性
    • 回收更多的国外税款
    • 通过有效的国内和非国内增值税识别提高效率
    • 减少员工花在进行差旅计划、费用报告、时间记录和采购商品与服务上的时间
    • 降低管理成本
    Infor费用管理的各模块共用一个可扩展、基于互联网的产品架构,该架构可与您的现有财务、人力资源、薪酬和项目会计系统协作并可连接至多个同类后端系统。您能够轻松部署它们,且该解决方案的系统管理工具使非技术管理员也能轻松管理公司的政策和组织结构变化。您因此能够更出色地运营业务。


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